請求書電子化とは？義務化の範囲・メリット・費用・おすすめサービスを徹底比較

請求書の電子化とは、紙で作成・郵送・保管していた請求書を、PDFやクラウドシステムなどの電子データで発行・受領・保存することです。ただし、「すべての請求書を電子化しなければならない」という法律上の義務があるわけではありません。電子帳簿保存法によって必要になるのは、主にメールやWebサイトなどでやり取りした電子取引データの電子保存です。この記事では、請求書電子化の仕組み、法律上のルール、メリット・デメリット、費用、システムの比較、導入方法までわかりやすく解説します。

請求書電子化とは？紙をPDFにするだけではない

請求書電子化には、大きく分けて「発行の電子化」「受領の電子化」「紙書類のスキャン保存」という3つの方法があります。どの業務を電子化するかによって、必要なシステムや法律上の対応が異なります。

請求書を電子発行する

請求書を電子発行する方法としては、Excelや会計ソフトで作成した請求書をPDFにし、メールで送る方法が一般的です。専用の電子請求書発行システムを使用すれば、請求書の一括作成、メール送付、Web上での公開、送付状況の確認、郵送代行なども行えます。

見積書、納品書、請求書、領収書を連携させられるシステムもあり、見積書の内容を納品書へ、納品書の内容を請求書へ変換することで、繰り返し入力する作業を減らせます。

受け取った請求書を電子化する

支払請求書の電子化では、取引先から受け取るPDF、メール添付ファイル、Web請求書、紙の請求書などをシステムに集約します。AI-OCRによって請求金額、取引先、支払期限、口座情報などを読み取り、承認申請や会計仕訳、振込データの作成まで連携できるサービスもあります。

請求書が各拠点や担当者宛てに届いている会社では、受領窓口を統一するだけでも、紛失や処理漏れを防ぎやすくなります。

紙の請求書をスキャンして保存する

紙で受け取った請求書は、一定の要件を満たせば、スキャナやスマートフォンで読み取ったデータを原本に代えて保存できます。これを電子帳簿保存法の「スキャナ保存」といいます。

単に紙をPDF化すれば必ず原本を処分できるわけではありません。解像度、入力期限、訂正・削除の記録、検索機能など、対象書類に応じた要件を確認する必要があります。要件を満たさない方法で保存する場合は、紙の原本も保管しておくのが基本です。

請求書の電子化は義務？いつから対応が必要なのか

請求書電子化の義務については、「請求書の発行方法」と「受け取ったデータの保存方法」を分けて考える必要があります。

すべての請求書を電子発行する義務はない

現在の日本では、すべての事業者に対して、紙の請求書を廃止して電子請求書だけを発行するよう求める法律はありません。紙の請求書を発行し続けることも可能です。

また、紙で受け取った請求書についても、必ずスキャンして電子保存しなければならないわけではありません。紙のまま適切に保管する方法と、スキャナ保存の要件を満たして電子化する方法のどちらかを選べます。

電子取引データは原則として電子保存が必要

一方、メール添付のPDF、クラウドサービスからダウンロードした請求書、ECサイトの購入明細など、電子的に受け取った取引情報は、電子帳簿保存法に従って電子データのまま保存する必要があります。

電子取引データの保存ルールは、2024年1月1日以後の電子取引について本格的に適用されています。電子データを紙に印刷してファイルへ綴じるだけでは、原則として電子データの保存に代えることはできません。

保存時には、データの改ざんを防止する措置や、税務調査時に速やかに表示・出力できる環境が必要です。基本的には、取引年月日、取引金額、取引先などからデータを確認できるように管理します。ただし、事業規模や税務調査時の対応状況などによって、検索機能の一部が緩和される場合があります。

インボイス制度でも電子データを利用できる

適格請求書発行事業者は、紙の適格請求書に代えて、適格請求書の記載事項を含む電磁的記録を提供できます。PDFや電子請求書システムなどでも、必要な記載事項を満たしていれば対応可能です。

電子データで提供した側には提供データの保存義務があり、受け取った側も仕入税額控除を受けるため、所定の方法でデータを保存する必要があります。

Peppolへの対応は義務ではない

デジタル庁は、電子インボイスの国際標準規格であるPeppolを基に、日本向けの標準仕様「JP PINT」を管理しています。異なるシステム間でも請求データをやり取りしやすくする仕組みですが、JP PINTの利用やPeppolによる電子インボイスの発行・受領が、すべての企業に義務付けられているわけではありません。

取引先は請求書の電子化を拒否できる？

すべての取引先に、自社が指定した受け取り方法を無条件で受け入れさせる制度はありません。インボイス制度上は適格請求書の記載事項を電子データで提供できますが、実際の請求方法は契約内容や取引条件、相手方の業務環境にも左右されます。

取引先が電子請求書を扱えない場合に一方的に紙を廃止すると、請求書の確認漏れや支払遅延につながる可能性があります。一定期間は紙と電子を併用する、郵送代行機能を利用するなど、移行期間を設ける方法が現実的です。

請求書を電子化するメリット

請求書電子化の効果は、紙代や郵送費の削減だけではありません。作成、承認、発送、受領、支払い、保管、検索までを見直すことで、経理業務全体を効率化できます。

印刷・封入・郵送作業を減らせる

請求書をメールやWeb上で送付すれば、印刷、押印、封入、宛名貼付、投函といった作業を減らせます。請求件数が多い会社ほど、用紙代、封筒代、郵送料、作業時間への効果が大きくなります。

請求書を早く届けられる

電子請求書は発行後すぐに送信できます。郵送日数の影響を受けにくく、支払期限までの確認期間を確保しやすくなります。誤りが見つかった場合も、修正した請求書を再発行しやすい点がメリットです。

紛失や請求漏れを防ぎやすい

請求書をクラウド上で一元管理すると、発行済み、送付済み、未確認、入金済みなどの状況を一覧で確認できます。担当者のパソコンやメールボックスに請求書が分散する状態を防ぎ、請求漏れや支払漏れの早期発見につながります。

テレワークでも処理しやすい

紙の請求書を確認するためだけに出社する必要がなくなり、社外からでも権限の範囲内で確認や承認ができます。複数拠点の請求書を本社へ郵送している会社にも適しています。

納品書や領収書も一緒に電子化できる

電子帳簿保存法の対象となる取引書類には、請求書だけでなく、見積書、注文書、契約書、納品書、検収書、領収書なども含まれます。請求書電子化ツールによっては、これらの帳票もまとめて発行・保存できます。

請求書電子化のデメリットと注意点

電子化は便利である一方、システムを導入するだけで業務が自動的に改善されるとは限りません。社内ルールや取引先への対応を含めて設計する必要があります。

• 月額料金や従量料金が発生する：発行件数、受領枚数、利用人数、郵送代行、OCR処理などによって費用が変わります。
• 取引先ごとに対応方法が異なる：メール、Webダウンロード、紙、FAXなどを併用する可能性があります。
• 初期設定に手間がかかる：取引先情報、請求書レイアウト、承認経路、勘定科目などの設定が必要です。
• システム障害の影響を受ける：障害時の閲覧方法やデータ出力方法を事前に確認する必要があります。
• 不正アクセス対策が必要になる：アクセス権限、多要素認証、操作ログなどを適切に設定しなければなりません。

請求書電子化サービスには、無料で始められるものから月額数万円のものまであります。自社に合うサービスと費用の違いは、次のページで比較します。